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首頁(yè)本報(bào)記者 閆 潔
兒童福利院的檔案室什么樣？院里孩子們的檔案里都記錄了什么？什么時(shí)候會(huì)用到這些檔案？……在陜西省渭南市，就有一個(gè)被陜西省檔案局評(píng)定為檔案目標(biāo)管理AAA級(jí)認(rèn)證單位——渭南市兒童福利院。該院以《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，全面細(xì)致收集兒童各類(lèi)檔案，高起點(diǎn)建設(shè)檔案室軟硬件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化、數(shù)字化和智能化。
實(shí)物檔案，見(jiàn)證孩子的過(guò)往和新生
渭南市兒童福利院檔案室里有一間實(shí)物展廳，玻璃柜里擺放著衣物、首飾、奶瓶、字條等物品，這些都是院里孩子被發(fā)現(xiàn)時(shí)隨身攜帶的物品，工作人員表示：“就是一個(gè)塑料袋、一片尿不濕，我們都給孩子們仔細(xì)收好。”在這些物品中，最吸引人的是一個(gè)用五彩繩串起的木質(zhì)“長(zhǎng)命鎖”，雕工并不精細(xì)的鎖身上刻著“長(zhǎng)命”二字，這是笑笑（化名）入院時(shí)唯一攜帶的物品。
2019年7月，6個(gè)月大的笑笑被警察送到了渭南市兒童福利院。社工辦主任許玲回想起當(dāng)時(shí)的情景，仍覺(jué)得揪心：“當(dāng)時(shí)笑笑四肢干瘦、肚子卻脹得很大，皮膚和眼睛都是黃綠色，右下腹有一道長(zhǎng)長(zhǎng)的手術(shù)疤痕。”送到醫(yī)院檢查后，笑笑被確診為先天性膽道閉鎖并引起肝硬化等并發(fā)癥，必須盡快做肝臟移植手術(shù)。
在陜西省民政廳的大力支持下，笑笑被及時(shí)送到上海的醫(yī)院，很幸運(yùn)地在當(dāng)年8月進(jìn)行了肝移植手術(shù)。“2019年7月至2020年10月，笑笑先后14次住院治療，共花費(fèi)醫(yī)藥費(fèi)60余萬(wàn)元。”許玲說(shuō)，現(xiàn)在笑笑恢復(fù)得很好，生活上遵醫(yī)囑服藥、注意飲食禁忌就好。
包括笑笑的木鎖在內(nèi)，渭南市兒童福利院目前共保存兒童實(shí)物檔案304件，每件都是一個(gè)孩子過(guò)往和新生的見(jiàn)證。正如渭南市民政局局長(zhǎng)黨耀升所說(shuō)：“沒(méi)有檔案，我們無(wú)法找到來(lái)時(shí)的路，更證明不了自己從哪里來(lái)。這些被遺棄的孩子們衣物里，往往載有孩子的重要信息，因此，我們從建院之初就為每個(gè)孩子留有專(zhuān)門(mén)的實(shí)物檔案，初衷就是為了幫孩子找家尋根。”
一人一檔，留下孩子成長(zhǎng)記錄
翻開(kāi)渭南市兒童福利院照片檔案第一卷，里面有2001年6月1日當(dāng)時(shí)渭南市社會(huì)福利院兒童所的孩子們受邀去愛(ài)心企業(yè)品嘗蛋糕和表演節(jié)目的照片，還有2005年8月9日渭南市兒童福利院掛牌以及第一任院長(zhǎng)高玉宏致辭的照片……建院以來(lái)的近萬(wàn)張照片按照日常管理、兒童業(yè)務(wù)和社會(huì)工作三部分建檔，不僅為院里孩子留下成長(zhǎng)記憶，也以影像資料的形式記錄了兒童福利院的發(fā)展歷程。
記者了解到，在陜西省民政廳和渭南市民政局的支持下，渭南市兒童福利院根據(jù)民政部《兒童福利機(jī)構(gòu)管理辦法》和《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，制定了《渭南市兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》。遵循“一人一檔、動(dòng)態(tài)管理、真實(shí)完整、便于應(yīng)用”的總體原則，渭南市兒童福利院將兒童業(yè)務(wù)檔案分為“入院資料、在院資料和離院資料”，梳理出兒童業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容、整理流程和數(shù)字化流程，以人為單位進(jìn)行分類(lèi)、組卷、排列、編目、編號(hào)、裝盒、上架。
為了方便檔案的收集和整理，渭南市兒童福利院制定了《兒童業(yè)務(wù)檔案材料查缺表》，根據(jù)重要程度設(shè)置了必備項(xiàng)和可選項(xiàng)。同時(shí)，院里還刻制檔案專(zhuān)用印章，設(shè)計(jì)制作了兒童業(yè)務(wù)檔案專(zhuān)用盒、兒童照片檔案專(zhuān)用盒以及兒童各類(lèi)證件專(zhuān)用盒等，做到檔案收納整齊美觀、書(shū)寫(xiě)工整，并建立了兒童業(yè)務(wù)檔案大數(shù)據(jù)，在院內(nèi)各部門(mén)之間實(shí)行信息共享。
“檔案材料收集工作分解到具體科室和人員，例如護(hù)理員會(huì)按時(shí)完成孩子的養(yǎng)育記錄，醫(yī)生完成孩子的醫(yī)療康復(fù)記錄，老師完成孩子的教育記錄，并定期上交檔案管理員分類(lèi)整理，分工協(xié)作解決了兒童檔案立檔不全、內(nèi)容缺失、管理落后的問(wèn)題。”據(jù)渭南市兒童福利院工作人員介紹，院檔案室目前共有室存檔案8183卷，其中包括兒童業(yè)務(wù)檔案、兒童管理檔案、兒童心理檔案等。
軟硬結(jié)合，全智能管理檔案室
“你好，小麥，請(qǐng)打開(kāi)檔案智能儲(chǔ)存室。”在采訪中，檔案管理員雷紅靈向記者展示了智能控制平臺(tái)。儲(chǔ)存室里是10列100組檔案庫(kù)房智能密集架，可存儲(chǔ)兒童檔案1.3萬(wàn)冊(cè)，滿足未來(lái)20年存儲(chǔ)需求。打開(kāi)一列檔案架，兩邊是標(biāo)記有序的檔案盒，每個(gè)檔案盒上孩子的照片、入院編號(hào)、姓名年齡、入院日期、離院日期和原因等信息一目了然。
2022年11月，在省民政廳、市民政局、市檔案局的支持下，渭南市兒童福利院制訂了創(chuàng)建AAA檔案室及檔案信息化工作方案。“院里制定了兒童檔案整理和數(shù)字化工作流程，與有保密資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)公司簽訂合作意向，按照兒童養(yǎng)育、醫(yī)療、康復(fù)、特教、護(hù)理等7個(gè)門(mén)類(lèi)，共同對(duì)檔案進(jìn)行整理、補(bǔ)缺、編著、修圖、掃描、存檔、裝盒、排序。其中，按照兒童檔案一式三份的管理規(guī)定，電子檔案、紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案均已分類(lèi)規(guī)整。”雷紅靈說(shuō)，“我們還安裝了檔案檢索系統(tǒng)，現(xiàn)在工作起來(lái)比以往要便捷很多。”
除了軟件升級(jí)，福利院還投資90余萬(wàn)元，對(duì)原檔案室進(jìn)行擴(kuò)容改造。目前，檔案室總面積126.8平方米，分檔案查閱室、數(shù)字化加工室、智能存儲(chǔ)室和實(shí)物檔案展室，實(shí)現(xiàn)了兒童檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、智能化，可有效連接全市檔案管理信息平臺(tái)。同時(shí)，福利院還購(gòu)置氣體滅火系統(tǒng)、智能電子監(jiān)控系統(tǒng)、智能恒溫檢測(cè)系統(tǒng)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了全方位的智能管理。
一分耕耘一分收獲。2023年5月，渭南市兒童福利院被陜西省檔案局評(píng)定為檔案目標(biāo)管理AAA級(jí)認(rèn)證單位；同年9月，省民政廳在渭南市兒童福利院召開(kāi)全省兒童福利機(jī)構(gòu)檔案信息化暨精細(xì)化養(yǎng)育現(xiàn)場(chǎng)會(huì)。2023年10月以來(lái)，已有20多家兒童福利機(jī)構(gòu)前來(lái)交流學(xué)習(xí)。省民政廳相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，今年將聯(lián)合省檔案局開(kāi)展全省市級(jí)兒童福利機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)成果專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)指導(dǎo)各院加快推進(jìn)工作，確保在2024年年底全省各市級(jí)兒童福利機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化、智能化建設(shè)工作基本完成，助推陜西兒童福利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
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